Kdo je Nancy Duarte?

Nancy Duarte patří mezi konzultantské špičky v oblasti prezentací. Společnost Duarte navrhuje prezentace pro šéfy největších nadnárodních korporací a další klíčové osobnosti naší doby. Její prezentace pomohla Alu Goreovi získat Oskara za dokument Nepříjemná pravda. Nejen proto stojí za to naslouchat jejím myšlenkám.

Kniha Slajdologie představuje dobrou referenční příručku pro prezentátora. Na rozdíl od knihy Prezentace a zen od Garra Reynoldse, kterou jsem zde chválil před časem, obsahuje mnohem víc konkrétních rad. Vlastně jsou v ní stovky vizuálních prvků a schémat, desítky inspirativních příkladů a návodů, stejně jako spousta ukázek »předtím a potom«.

Obrázky, schéma, grafy a animace

Garr Reynolds i Nancy Duarte jsou zastánci vizuální jednoduchosti prezentací. Jestliže Reynolds vsází na obrázky, Nancy Duarte přidává ještě schémata, grafy nebo animační triky. Její přístup tak bude daleko stravitelnější pro tvůrce korporátních prezentací. Nenavrhuje vám totiž revoluci jako Reynolds, ale spíš zásadní evoluci vašeho přístupu k prezentacím.

Hodinová prezentace = 36-90 hodin přípravy

Ve své knize se dotýká i otázek barevnosti, typografie, prostorových efektů či prezentačních šablon. A neopomíjí ani časovou náročnost přípravy prezentace. Pro některé čtenáře bude možná šokující zjištění, že by přípravě hodinové prezentace měli věnovat 36-90 hodin. Už jen kvůli této myšlence uvažuju o tom, že knihu budu rozdávat svým klientům. Představy Čechů o časové náročnosti tvorby kvalitních prezentací jsou poněkud zvrácené, což jsem si mnohokrát ověřil i u svých studentů. Dobrá prezentace chce svůj čas.

Minimum rad k samotnému prezentování

Na knize Nancy Duarte Slajdologie není sympatické jen obrovské množství příkladů z praxe, ale také absence obligátních kapitol o prezentování samotném. Nancy nezastírá, že interakce prezentátora s publikem je pro úspěch prezentace klíčová. Nemá však ambice naučit čtenáře díky několika kapitolám správně prezentovat. Prezentovat se člověk naučí jen prezentováním samotným, důslednou přípravou a tréninkem. Ani po přečtení tuctu knížek se z vás prezentační guru nestane, tak proč zbytečnými kapitolami s teoretickými radami nastavovat tuto jinak hutnou 270stránkovou knížku.

Nancy Duarte: Slajdologie. Vydalo BizBooks, Brno, 2012. 1. vydaní. Cena 590 Kč.

Prezentace má vyprávět příběh. Zní to sice jako laciné americké klišé, ve skutečnosti se jedná o jednu z nejlepších rad, kterou může člověk pokročilému prezentátorovi poskytnout. Jaké příběhy vyprávět a jak?

Vypravování je nejlepší způsob, jak vypustit myšlenky do současného světa.
– Robert McKee

Příběhy si lidé vyprávějí odedávna. Dnes nás příběhy zásobuje televize, dříve to byly knihy a ještě dávno předtím ústně podávané historky našich prapředků žijících v jeskyních. Příběhy jsou zajímavé, čímž přitahují lidskou pozornost a nejen to – jsou taky velmi dobře zapamatovatelné. Dlouhodobá lidská paměť funguje na bázi systematický vazeb a logických souvislostí. Příběhy takových vazeb obsahují spousty: Jednotlivé postavy jsou spolu propojené vzájemnými vztahy, dějové události obvykle skrývají kauzální souvislosti.

Představte si, že byste měli popsat v odrážkách motivaci, logiku a průběh lidské pomsty. Asi by to nebyla moc zajímavá prezentace, že? Když ovšem odvyprávíte příběh Hraběte de Monte Christo, pravděpodobně dosáhnete lepšího efektu. Vaši posluchači problém nejen dobře pochopí, ale také si ho perfektně zapamatují.

Jaké příběhy vyprávět?

Zásadně vyprávějte pouze příběhy, které vaši prezentaci podpoří. Nesnažte se být za každou cenu zajímaví nebo vtipní. Příběh má přitáhnout pozornost k tématu prezentace, ne k sobě samému. Ideální příběhy jsou takové, které jste sami prožili. Předaná osobní zkušenost má punc něčeho výjimečného. Spoustu zajímavých příběhů ale napsala také historie. Osudy vynálezců, objevitelů, dobrodruhů, umělců, velkých vůdců či sportovců v sobě skrývají napínavé dějové zvraty i zásadní poučení. Pokuste se najít paralelu mezi takovým příběhem a svým tématem.

Specifickým příkladem příběhu jsou citáty. Pravděpodobně jste již někdy použili citát na závěr své prezentace. Zkuste na některém citátu postavit celý její příběh. Citáty na určité téma nejraději hledám na webu brainyquote.com. Pokud potřebuju vyhledávat citáty podle osobností, pak na wikiquote.org.

Jak a kdy příběhy vyprávět?

Vyprávění můžete uvodit obrázkem či videem. Na slidy ale rozhodně nepiště žádné podrobnosti svého příběhu. Mějte za sebou pouze obrázek či klíčové slovo a vyprávějte. Pozornost musí být upřena na vás, ne na vaše slidy! Nezapomeňte posluchačům říct, proč jim daný příběh vyprávíte. Nemusíte tím však začínat, spíš jim na konci příběhu nabídněte ponaučení, které z příběhu plyne pro téma vaší prezentace.

Vyprávěním příběhu můžete celou prezentaci shrnout, ale stejně tak i otevřít a navodit téma. Záleží pouze na vaší dramaturgii. Oba přístupy jsou logické a možné.

Zkuste najít ty správné příběhy!

Nechte se inpirovat historií a hledejte poučné paralely. Jaké příběhy by mohly ilustrovat následující prezentace?

Prezentace, ve které chce svým kolegům představit odvážnou vizi firmy na následujících 10 let, kterou budou pravděpodobně považovat za příliš ambiciózní.

Prezentace, ve které chcete ukázat, že limity, které nás omezují, lze zbořit.

Prezentace, ve které chcete přesvědčit své šéfy, že je zapotřebí lépe poznat potřeby svých klientů.

Prezentace, ve které budete mluvit o tom, jakou roli hraje v životě náhoda a štěstí.

Napadly vás další zajímavé paralely? Podělte se o ně se mnou na blog@odprezentuj.cz.

Slovní parazity, vycpávková slova, vata. Pod těmito názvy se skrývají nepříjemné výrazy a zvuky, které se člověku obvykle derou na jazyk s mimořádnou nutkavostí. Kromě výše zmíněných ovšem může jít i o nevinně vypadající slova („randál“) a formulace („to neni žádná hitparáda“). Odposlouchali jste je možná z televize nebo od přátel a zpočátku Vám jejich používání zřejmě přišlo docela zábavné a cool. Vaši prezentaci ale mohou velmi rychle zabít. Pokud se příliš často opakují, pak na sebe strhávají značnou část pozornosti posluchačů. V extrémních případech se publikum není schopno soustředit na nic jiného.

Týká se tento problém i mě?

Už jsem se setkal z řadou prezentátorů, kteří svou prezentaci otevírají okřídlenou větou „Takže dobrý den.“ Zkuste zapřemýšlet, jestli mezi ně náhodou taky nepatříte. Zatímco budete vzpomínat na své nedávné prezentace, chtěl bych Vás ubezpečit, že se není proč stydět. Své prezentace tak začínají i ministři a vysoce postavení manažeři. Slovíčko takže přes zuby procedí zcela automaticky bez vědomé kontroly. Nevědomý charakter slovních parazitů představuje zásadní úskalí.

Krok č. 1: Uvědomte si svůj problém

Dokud si svých parazitních výrazů nebudete vědomi, nic s nimi neuděláte. Požádejte své přátele z řad posluchačů, aby vás na slovní vatu upozornili. Měli byste se také sami při mluvení kriticky poslouchat a natáčet se. Pokud nevlastníte kameru, třeba máte diktafon v mobilu, integrovaný mikrofon v notebooku nebo starý kazeťák. Možností je spousta, tak žádné výmluvy. Uvědomuju si, že vás poslouchání svých vlastních záznamů bude pravděpodobně iritovat. Málokdo jásá nad záznamem svého vlastního hlasu, dokonce i někteří rozhlasoví spíkři se neradi poslouchají. Je to ale nutné zlo.

Krok č. 2: Sepište si vycpávková slovíčka, která používáte

Své slovní parazity teď už znáte. Pokud jste vizuálními typy, můžete si je napsat na papír. Většinu výrazů (eee) je třeba odstranit zcela, k jiným je možné alespoň najít synonyma (prostě – jednoduše).

Krok č. 3: Uvědomte si slovní parazity hned po vyslovení

Vycpávkových výrazů se nezbavíte okamžitě. Důležité je, začít si jejich používání uvědomovat bezprostředně poté, co zazní. Obtížné slovíčko je už sice venku, ale vy o něm víte. Zpočátku se vám to nepodaří pokaždé, ale postupně se zlepšíte. Může vám pomoct, když si k nežádoucímu slovíčku vybudujete averzi. Nemějte ho rádi. K negativní kognitivní složce („vím, že je to nežádoucí“) přibude ještě negativně zabarvená emoční složka („cítím, že se mi dané slovíčko nelíbí“).

Krok č. 4: Výraz si uvědomíte dřív, než ho vyslovíte

Cílovým stavem je situace, kdy si parazitní výraz uvědomíte ještě předtím, než vám vyjde z úst.

Specifické příklady

Pokud kupříkladu máte potíž s výše uvedeným pozdravem „Takže dobrý den“, pak si před nádechem uvědomte, že chcete říct jen „Dobrý den, dámy a pánové“ nebo si místo takže vložte jiné slovo – např. „Příjemný dobrý den, dámy a pánové“.

Problém se netýká jen prezentací

Problém s parazitními slovíčky se samozřejmě netýká jenom prezentací, ale vašeho mluvního projevu jako takového. Poslouchejte se i při běžném denním projevu – rozhovory s kamarády u piva nevyjímaje. Právě při těchto příležitostech se můžete po vyslovení vycpávky zastavit, zkusit si říct větu jinak a zároveň požádat přítele, aby si parazitního výrazu také všímal. Když se vám podaří dostat slovní parazity ze svého slovníku nadobro, při prezentacích budete mít vystaráno.

Získejte čas na přemýšlení jinak

Vycpávková slova prezentátorovi pomáhají získat čas na formulaci další myšlenky. Proto není překvapivé, že se jich můžete efektivně zbavit i dobrou přípravou. Naučte se rovněž využívat pauzy v řeči. Namísto mluvení při přemýšlení jednoduše mlčte. Mějte k dispozici sklenici s vodou. Napitím jednak osvěžíte hlasivky a jednak získáte i čas.

Co to vlastně je Prezi?

Pokud jste o Prezi ještě neslyšeli, bude nejjednodušší, když se na krátkou ukázku sami podíváte. Klikněte na šedou šipku umístěnou na spodním okraji okna a projděte si sami tuto krátkou Prezi. Tip pro fajnšmekry: Po kliknutí na nabídku more si můžete Prezi prohlédnout na celé obrazovce.

Napsáno pro časopis Strategie 04/2011

Checklist pro pořadatele /technická specifikace sálu/ ke stažení

Začněme prostředím, ve kterém se prezentace odehrává. Zmiňovat se o správné teplotě či čerstvém vzduchu je pravděpodobně zbytečné, jakmile ale narazíme na otázku osvětlení, objeví se nejasnosti. Od doby, kdy projekční technika ještě nedosahovala vysokých světelných výkonů, totiž přežívá domněnka, že ideálním „osvětlením“ pro prezentaci je tma. Sály se zatemňují a světla zhasínají. Přitom fyziologické procesy člověka vyžadují logiku zcela obrácenou. Žádoucí je zajistit co možná nejvyšší rozumnou úroveň osvětlení, při které jsou dobře viditelné slidy. Čím vyšší je totiž úroveň osvětlení, tím nižší je produkce melatoninu – hormonu, který u posluchačů vyvolává nutkání ke spánku.

Při ozvučování preferujte klopové mikrofony

Prezentátor je především řečníkem, proto pro své vystoupení potřebuje kvalitní ozvučení. Nejde ani tak o výkon ozvučovací techniky – s tím vám poradí specializovaná firma. Je však potřeba mít představu o tom, jaké mikrofony preferovat. Pro řečníka představují nejlepší variantu bezdrátové klopové mikrofony. Není se potřeba učit, jak do nich mluvit, jak je držet a umožňují bezproblémový pohyb. Pohyb má přitom pro prezentaci zásadní význam, protože slouží jako přirozený magnet pozornosti. Právě z toho důvodu jsou pro prezentační účely nevhodné jakékoli pevně umístěné mikrofony – i takové, které jsou součástí řečnických pultíků. Pokud vaši zvukaři nejsou schopni dodat klopové mikrofony (lavaliery), pak je požádejte alespoň o bezdrátové ruční mikrofony. [více viz článek Čeká mě prezentace s mikrofonem]

Problém s ručními mikrofony neboli handkami spočívá v tom, že do nich někteří prezentátoři nemusejí umět mluvit. Je proto žádoucí nabídnout vystupujícím možnost zkoušky. Nejsou to však jen mikrofony, které by si měli prezentátoři před začátkem svého vystoupení vyzkoušet. Jedná se také o ovládání veškeré prezentační techniky. Během prezentace může být potřeba přepnout mezi prezentací a vizualizérem nebo jiným podobným přístrojem. Tyto operace by měly být zvládnuté tak, aby během samotné prezentace proběhly zcela samozřejmě a bez jakýchkoli zádrhelů.

K dispozici by prezentátorům měl být funkční presenter pro přepínání slidů. Pokud bude slidy přepínat obsluha techniky, což příliš nedoporučuji, pak je vhodné vyžádat si textaci prezentace s doplněnými značkami pro přepínání. Vyvarujete se tak neustálého „prosení prezentátora o další slide“, které působí neprofesionálně a rušivě.

Nabídněte prezentátorovi kontrolní monitor

Pro prezentátora by měl být přichystán vlastní monitor, na kterém bude sledovat průběh prezentace. Tento monitor je dobré situovat ve směru řečníkova pohledu na publikum – může být umístěný i na podlaze. Prezentátor se tak nebude muset otáčet zády k posluchačům a kontrolovat, co je právě zobrazeno na projekční ploše. Na tomto monitoru ideálně aktivujte zobrazení pro přednášejícího, které PowerPoint nabízí.

Již jsem zde zmínil, že by se měl řečník během prezentace pohybovat. S touto tezí příliš nekorespondují oblíbené řečnické pultíky. Pokud je už používáte, volte pultíky co možná nejsubtilnějších konstrukcí, za které se nelze schovat. Řečnický pultík je sice pro prezentátora určitou jistotou a opěrným bodem, zároveň však i překážkou mezi ním a publikem. Podíváte-li se na prezentátory vystupující na konferencích TED, neuvidíte žádné pultíky. Nejlepší prezentátoři světa prezentují své myšlenky v bezprostředním kontaktu se svými posluchači.

Dobrý prezentátor tedy nepotřebuje řečnický pultík, určitě ovšem potřebuje nápoj pro svlažení hrdla. Dbejte na to, aby prezentátoři měli nadosah sklenici s vlažnou neperlivou vodou. Nikdy by neměla být příliš vychlazená, nikdy ne sycená a nedoporučuji ani džusy nebo jiné sladké nápoje.

Poskytněte prezentátorům informace o technice předem

Chcete-li prezentátorům poskytnou skutečně profesionální servis, vytvořte jednostránkový dokument popisující veškeré technické prostředky, které budou vystupujícím k dispozici. Předchozí text vám může být inspirací, co vše je žádoucí zmínit. Součástí takového dokumentu by měl být i orientační plánek konferenční místnosti nebo sálu. Prezentátor by se z něj měl minimálně dozvědět, pro kolik hostů je prostor určený, kde bude stát a kde bude umístěna projekce. Z hlediska technických detailů nezapomeňte uvést, jakou verzí prezentačního softwaru je sál vybaven a v jakém obrazovém poměru pracují projekční plochy. Například LCD panely fungují obvykle v režimu 16:9 a prezentace vytvořené v klasickém poměru 4:3 na nich vypadají stejně špatně jako turecké telenovely na vašich plochých obrazovkách doma. Nabídněte prezentátorům také záložní médium, které bude nasazeno v případě poruchy primárního zařízení. K technickým specifikacím připojte i možnost a termín zkoušky včetně kontaktu pro případné podrobnější dotazy.

Co můžete naopak od prezentátorů jako pořadatelé konferencí vyžadovat? Především profesionální přístup. Ten začíná tím, že si prezentátor vyčlení čas na zkoušku techniky a končí tím, že dodrží vámi stanovený časový limit pro svou prezentaci. Dodržování časového limitu na konferencích vyžadujte. Možná tím některé prezentátory rozladíte, publikum a ostatní prezentátory naopak potěšíte svým férovým přístupem.

Nenuťte prosím prezentátory využívat konferenční šablony. Váš brand manager bude možná protestovat, ale šablony dobrým prezentacím neprospívají. Nenuťte rovněž prezentátory zpracovávat slidy tak, abyste je mohli v elektronické podobě poskytnout publiku jako výstup konference. Pokud publiku chcete po skončení konference předat výstupy v užitečné a použitelné podobě, navrhněte prezentátorům, aby zpracovali klasický dokument – tedy plnohodnotný handout. Pro tento dokument můžete připravit obrandovanou wordovou šablonu a požádat prezentátory, aby ji při tvorbě materiálu pro posluchače využili.

Poctivá příprava je základ

Pokud jste si přišli pro nějaký zaručený (a nejlépe bezpracný) recept, pak vás zklamu: Poctivá příprava na prezentaci je stále nejlepší prevencí nervozity. Když si budete sami jistí, že jste se dobře přichystali, budete automaticky klidnější. Poctivou přípravou nemám na mysli, že se prezentaci naučíte slovo od slova nazpaměť. Stačí, aby vám pak vypadlo jediné slovičko a budete ztracení. Zaměřte se raději na přípravu první třech vět, klíčových frází a oslích můstků, kterými propojíte jednotlivá témata své prezentace.

Autosugesce a vizualizace

V rámci přípravy můžete využít metodu autosugesce. Pan docent Trnka nám radil říct si v soukromí: „Já jim to ukážu, to bude bomba, já jim to natřu.“ Tuto mantru můžete opakovat vždy, když není nikdo nablízku. Vyzkoušejte taky vizualizaci. Jak na to? Usaďte se pohodlně do křesla nebo si lehněte. Zcela se uvolněte. Snažte se představit sami sebe při prezentaci, na kterou se chystáte. Dívejte se na sebe zvenčí a pozorujte, jak jste sebejistí a přesvědčiví. Můžete si vizualizovat, jak bravurně odpovídáte na otázky nebo jak vám lidé tleskají. Přijde vám to úchylné? Zkuste to!

Příprava na místě: Ovládněte svůj dech a rozmluvte se

Nejvyšší úroveň nervozity pociťují prezentátoři obvykle těsně před vystoupením. Stres automaticky zrychlí vaši dechovou i tepovou frekvenci. Snažte se dostat svůj dech pod kontrolu. Nedýchejte zbytečně zhluboka, mohla by se vám zatočit hlava. Snažte se spíš dech zklidnit, zpomalit. Vědomé zaměření na dech vás rovněž odvede od stresujících myšlenek. Před začátkem prezentace se nezapomeňte rozmluvit, nebudete pak tolik trpět přebrepty.

Zajistěte si sklenici s vodou

Jedním z průvodních znaků nervozity při prezentaci je sucho v ústech. Mějte vždy k dispozici vlažnou neperlivou vodu. Pití můžete využít i jako záminky pro pauzu v situaci, kdy vám vypadne myšlenka nebo potřebujete získat čas na rozmyšlení odpovědi. Panáku na kuráž se raději vyhněte.

Pohybujte se

Nervozita je projevem energie uvolněné stresem. Zvířátka tuto energii spálí při útoku či útěku, prezentátor ji ze sebe musí dostat jinak. Naučte se přiměřeně gestikulovat a pohybujte se. Více jsem se tomuto tématu věnoval v samostatném článku o pohybu při prezentaci.

Místo uvolňování zkuste zatínání

Netradiční recept proti trémě při veřejném vystupování nabízí David Lewis ve své knize Tajná řeč těla. Radí nervózním řečníkům, aby těsně před prezentací vyhledali soukromí, posadili se a úmyslně napnuli všechny větší svaly: ruce zatněte v pěsti, dále zatněte paže, ramena, břicho, nohy, prsty, čelisti, obličejové svaly, jazyk opřete do patra a hlavu do opěradla. Napočítejte do pěti a uvolněte se. Pomalu dýchejte a zkuste vnímat, jak napětí odchází z těla ven.

Zjistěte, co vás znervózňuje

Zdrojem nervozity nemusí být vždy veřejné vystoupení jako takové. Zauvažujte sami, co je pravou příčinou vaší nervozity a pak přijměte protiopatření.

Nemáte třeba strach ze selhání při obsluze techniky?
ŘEŠENÍ: Dorazte na místo včas a techniku si vyzkoušejte. Můžete taky požádat kolegu, aby vám v případě nesnází poskytl asistenci.

Možná jsou vaší noční můrou otázky z publika…
ŘEŠENÍ: Je-li to možné, hned na úvod požádejte posluchače, aby vám případné otázky položili až na konci prezentace. V rámci přípravy si sepište list nejhorších a nejpravděpodobnějších otázek a zauvažujte, co byste odpověděli. Můžete si pro tyto účely připravit i záložní slidy s odpověďmi na očekávané otázky. Publikum ohromíte dokonalostí své přípravy.

Trápí Vás beďar na nose?
ŘEŠENÍ: Pokud nejste zcela ve své kůži, vaší sebejistotě ani prezentačnímu výkonu to nepřidá. Zkuste své nedokonalosti zamaskovat a rozhodně jejich vliv nepřeceňujte. Posluchači nepřišli zkoumat vaše pupínky, ale vaše osobité myšlenky (pokud nějaké nabízíte). V každém případě udělejte vše pro to, abyste se cítili dobře a byli přirození. To platí i pro výběr oblečení.

Co když nervozita neodezní?

Většina řečníků, se kterými jsem na toto téma hovořil, uvádí, že nervozita po prvních několika větách sama odezní. Pokud jste výjimkou a cítíte silné napětí během celé prezentace, napište mi prosím na blog@odprezentuj.cz. Třeba pro vás najdeme řešení!

Než začnete problém řešit, musíte o něm vědět

Když jsem před 10 lety začínal jako moderátor, má gestikulace byla enormní. Máchal jsem energicky rukama, aniž bych si toho byl vědom. Naštěstí mě mé okolí brzy upozornilo na to, že bych na gestikulaci měl dávat pozor. Protože gestikulace, stejně jako většina nonverbální komunikace má nevědomý základ, je právě zpětná vazba od okolí nejsnadnějším způsobem, jak její problematický charakter odhalit. Docela dobře ale poslouží i obyčejné zrcadlo nebo zkouška prezentace před kamerou.

Když už o svém problému víte, můžete se na něj vědomě soustředit. Byla by pochopitelně chyba myslet během celé prezentace na ruce. Sami si dokážete představit, že by taková prezentace skončila katastrofou. Existuje i lepší řešení…

Zaměstnejte své ruce!

Nejjednodušší variantou je spojit ruce u těla v úrovni pasu – lehce pod břichem, rozhodně ne jako fotbalisti při penaltě, ale ani v úrovni prsou jako prosící pejsek. Ruce spojte přirozeně – vložte jednu ruku do dlaně druhé ruky. Vyhněte se stylům pěst do dlaně či modlící se mnich. Ruce nikdy nespojujte za zády jako žáčci první třídy. Obě ruce spuštěné volně podél těla také nepovažuji pro prezentaci za zcela ideální, i když to někteří lektoři doporučují.

Pokud Vám naznačený způsob držení rukou připadá nepřirozený (věřte, že je to většinou neopodstatněný dojem), pak si jako pomoc můžete vzít například fix na flipchart. Díky němu ruce spojíte prostřednictvím pevného předmětu. I taková jednoduchá věc jako fix má však svá rizika: Vaše ruce by si s ním mohly začít hrát. Proto je možná lepší variantou vzít do ruky presenter. Nejenže Vám toto zařízení umožní přepínat slidy, ale docela jistě i zklidní ruce. Pokud ho nezačnete v průběhu prezentace rozebírat, žádné riziko nehrozí.

Cuecards aneb kartičky s poznámkami

Jako další možný nástroj pro zklidnění rukou slouží kartičky s poznámkami. Takové kartičky mají ideálně velikost maximálně A6 (čtvrtina běžného papíru A4), můžete však vyzkoušet i kartičky menší. Jsou velmi nenápadné, přesto Vám účinně pomohou uklidnit ruce a ještě v nich naleznete myšlenkovou oporu pro svou prezentaci. Vytvářejte si je zásadně z tuhého papíru. Nebudete je pak mít tendenci žmoulat, přehýbat či jinak deformovat. Pokud chcete používat desky s klipem, pak volte opět spíše menší velikosti (A5). Rozkládací obří desky přenechejte staromódním konferenciérům. Čím menší formát poznámek či desek navíc zvolíte, tím méně bude vidět třes vašich rukou způsobený případnou nervozitou.

Nenechte se radami svázat

Správné držení rukou by v žádném případě nemělo paralyzovat vaši gestikulaci. Výchozí postavení rukou v úrovni pasu naopak berte jako východisko pro smysluplnou a otevřenou gestikulaci v průběhu prezentace. Rady rozhodně neberte jako dogma! Jakýkoli přirozený osobitý styl je lepší, než křečovitá nacvičená póza.

Co dělají s rukama skvělí řečníci?

Podívejte se pro inspiraci, co dělají s rukama skvělí čeští i zahraniční spíkři…

Převést myšlenky do vizuální podoby je zásadním úkolem při přípravě každé prezentace. Nabízím vám příležitost vyzkoušet si vlastní vizualizační dovednosti na šesti příkladech. Potřebovat budete jen tužku a pár minut času.

Podobné cvičení mě zaujalo v knize Say It With Presentations, kterou napsal Gene Zelazny. Tato příručka bohužel není dostupná v češtině, proto jsem přichystal několik vlastních příkladů.

Abyste se mohli aktivně zapojit, vytiskněte si arch, který jsem pro vás vytvořil, a podle zadání se pokuste vizualizovat myšlenky uvedené nad prázdnými okénky představujícími jednotlivé slidy. Vezměte do ruky obyčejnou tužku, uvolněte se a začněte čmárat. Klidně použijte i pastelky. Nemusíte se bát, že vás bude někdo kritizovat, výsledek stejně uvidíte jenom vy sami. (Já taky neumím kreslit.) Chcete-li, postujte napřeskáčku. Příjemnou zábavu!

Arch se zadáním ke stažení

Možná řešení

Až budete hotovi, můžete se podívat, jak jsem jednotlivé příklady řešil já.

Buďte poctiví, pokud má mít cvičení nějaký efekt, vyzkoušejte si vizalizaci opravdu nejdřív sami. Teprve poté si zobrazte možná řešení. Velmi pravděpodobně jste nakreslili něco trochu jiného a určitě jste neudělali chybu. Má řešení berte prosím jako inspiraci. Pokud chcete, budu velmi rád, když mi svůj arch s vizualizacemi naskenujte a pošlete mailem na blog@odprezentuj.cz.

Je třeba nalézt rovnováhu mezi ekonomickými zisky a právními riziky

Mnoho lidí si myslí, že čas dnes letí mnohem rychleji než před 100 lety

Nejdůležitější otázka zní „Proč?“

Jsme nejlepší na světě

Denně na nás útočí 1600 reklamních sdělení

Pracovní doba v naší firmě je od 9 do 17 hodin

Řešení čtenářů blogu

PowerPoint má krom jiných i následující drobnou chybu: Nehodí se k přípravě struktury prezentace. Jakmile totiž otevřete novou prezentaci a vyplníte nabídnutý úvodní slide, jako další snímek se vám vloží slide s odrážkami. A tak prostě píšete. Nic nerozmýšlíte a mastíte tam, co vás napadne. A pak dál a dál. Ať se práší za kočárem!

To, co jsem trochu expresivně popsal, je běžný způsob práce mnoha z vás. Bohužel. Divte se potom, že většina prezentací pohříchu nemá srozumitelnou strukturu.

Začněte s tužkou a papírem v ruce

Pohodlně se usaďte, nemusíte nutně zůstávat u psacího stolu – naopak! Změnou prostředí načerpáte nové nápady. Zkuste zajít do kavárny, spousta myšlenek se může zrodit i po cestě v tramvaji (pokud tam zrovna nikdo nesmrdí). S sebou potřebujete jenom blok papíru a obyčejnou tužku. Obyčejná tužka je z nějakého důvodu lepší než propiska. Není to tím, že by jí šlo vygumovat. Negumujte! Příčina tkví spíš v tom, že s tužkou v ruce ožívá v člověku čmárající dítě.

Než ale začnete čmárat, měli byste si odpovědět na trojici základních dospělých, nudných, ale o to podstatnějších otázek:

• Čeho chci prezentací dosáhnout? (přesvědčovat O ČEM, informovat O ČEM…)
• Kdo bude mé publikum? (viz podrobnější článek o analýze publika)
• Proč by mě mělo poslouchat? Jaké jsou jeho zájmy?

Přeskočili jste předchozí tři body, protože se vám zdá zbytečné zdržovat se takovými prkotinami? Zkuste si vzpomenout na poslední tři prezentace, které jste zažili v roli posluchačů. Zabývali se prezentátoři hledáním odpovědí na tyto otázky? A pokud ne, učinilo by to jejich prezentaci lepší? Tak honem zpátky a odpovědi si poznamenejte!

Se znalostí odpovědí na uvedené otázky budete schopni navrhnout kostru prezentace. Začněte svou hlavní myšlenkou a na tu nabalujte myšlenky související. Vytvářejte sněhovou kouli myšlenek. Nebuďte zatím kritičtí. Nápady si můžete zaznamenávat na papír pod sebe, jestliže se zabýváte složitějším tématem, pak využijte myšlenkové mapy. Čmárejte! Všechny souvislosti, které vás nyní napadají, patří na papír. Pokud jste zůstali doma nebo v kanceláři, můžete svými nápady polepit jakoukoli volnou plochu za pomoci post-it lepících papírků, na které si obvykle píšete, co chcete ještě udělat. Jejich výhoda spočívá v tom, že je můžete libovolně přesouvat a měnit tak kostru prezentace.

Pošlete své nápady na jatka!

Je čas umravnit vlastní myšlenky. Se vší úctou k vašemu prezentačnímu umění, nikdo nechce sedět na prezentaci tři hodiny. Je čas škrtat a odstraňovat nalepené papírky. Bude vám líto všech těch zajímavých myšlenek, ale nemějte slitování. Nechť zůstane jen to nejlepší!

Načmárejte si návrh layoutu

Už víte, co chcete předat, ale zatím ještě nevíte jak. Vytiskněte si listy s prázdnými okénky slidů a začněte své nápady vizualizovat. Příště si povíme jak na to a ukážu vám i praktické příklady.

Download | stáhněte si…

Šablona s prázdnými okénky slidů pro tvorbu layoutu

Klid především

Základním předpokladem kvalitního mluveného projevu je dobré psychické rozpoložení prezentátora. Nežádoucí nervozita totiž může mít rozličné nežádoucí projevy od sucha v ústech, přes knedlík v krku či chvění hlasu až po jeho úplné selhávání. Zbavení se trémy je proto prvním krokem k dobrému hlasovému projevu.

Rozdýchání vás pomůže i s trémou

Abyste se zbavili trémy, je zapotřebí ovládnout vlastní dech. Pokud dokážete svůj dech prohloubit a uklidnit, vaše nervozita poklesne. Pan docent Trnka, jehož hodiny rétoriky jsem navštěvoval, nás učil rozdýchávat se na dlouhé hlásky ó, á, é, í nebo sssss – cílem tohoto cvičení je co nejdéle udržet výdechový proud. V plicích při běžném mluvení zůstává rezervní vzduch. Při rozdýchání je vhodné i tuto rezervní zásobu vydechnout a znovu se několikrát zhluboka nadechnout. Jak velkou vzduchovou zásobu v plicích máte, si můžete ověřit na následujících cvičeních. Čtěte na jeden nádech:

Uděláme to v pondělí.
Neuděláme-li to v pondělí, uděláme to v úterý.
Neuděláme-li to v pondělí ani v úterý, uděláme to ve středu.
Neuděláme-li to v pondělí, úterý ani ve středu, uděláme to ve čtvrtek.
Neuděláme-li to v pondělí, úterý, ve středu ani ve čtvrtek, uděláme to v pátek.
Neuděláme-li to v pondělí, úterý, ve středu, ve čtvrtek ani v pátek, uděláme to v sobotu.
Neuděláme-li to v pondělí, úterý, ve středu, ve čtvrtek, v pátek ani v sobotu, uděláme to v neděli.
Neuděláme-li to v pondělí, úterý, ve středu, ve čtvrtek, v pátek, v sobotu ani v neděli, neuděláme to celý týden.

Dalším cvičením je „Voře, voře Jan, přiletělo k němu hejno vran…“ – najdete ho v souboru dechových cvičení ke stažení.

Artikulační cvičení

Kromě rozdýchání je důležité se také rozmluvit – tedy přivést do pohotovosti artikulační aparát. Tím by se řečník měl zbavit breptání, přeřeků a dalších obdobných potíží. Martin Kupka, zkušený tiskový mluvčí, s námi vždy několikrát pomalu vyslovoval větu „Míní méně Máňa, vůní voní vání.“ Jan Přeučil zase předává moudro své profesorky z DAMU Anny Rothové, které ho naučila rozmlouvat se za pomoci magického „ouvexu“. Zkuste si schválně s přehnanou výslovností pomalu několikrát říct „ouveks“ nebo jeho varianty „zouvex“ „mouvex“ „louvex“. Svaly potřebné k artikulaci by se měly pořádně protáhnout.

Jazykolamy

Mezi artikulační cvičení patří i rozličné jazykolamy. Mým nejoblíbenějším je patrně „zaželezilo-li se železo, či nezaželezilo-li se železo.“ Další jazykolamy, které nám doporučoval pan docent Trnka, si můžete stáhnout zde. Zkuste je nejprve vyslovovat pomalu a pak postupně zrychlujte.

Pečujte o svůj hlas dlouhodobě

Většina z nás se stará o svůj zevnějšek – dlouhodobě a cílevědomě. Často ale zapomínáme na to, že i o hlas je potřeba pečovat. Jan Přeučil nabádá své posluchače, aby po ránu nebo před prezentací hlasivky rozvibrovali lehkým brumendem. Zhluboka se nadechněte a s výdechem vyslovte „hmmmmmmm“, „hammmmmmm“ nebo „ómmmmmm“. Snažte se o co nejdelší výdech.

Pokud byste měli zájem o další rady, stejně jako o další artikulační a dechová cvičení, mohu vřele doporučit knížku Jana Přeučila Kouzlo rétoriky.

Download | stáhněte si…

Dechová cvičení Jazykolamy

Public domain obrázky

Preferovaným řešením je využití obrázků, které nejsou chráněny autorským právem. V anglické terminologii obvykle narazíte na termín public domain a označení přeškrtnutým copyrightem. Patří sem díla, jejichž autor se svých práv vzdal nebo od jeho smrti uplynulo 70 a více let. V této kategorii naleznete zejména historické obrázky, obrázky míst, událostí a osobností. Velkou zásobárnou takových obrázků je Knihovna amerického Kongresu, kde najdete kupříkladu fotku prvního letu bratří Wrigtů nebo portrétní fotografie amerických prezidentů. Hledání zde bohužel není příliš uživatelsky přívětivé, proto lze vřele doporučit Wikimedia Commons, kde jsou mnohé obrázky z Knihovny Kongresu rovněž k dispozici. Pod každým obrázkem je navíc přehledně uvedeno, jaké licenci dané dílo podléhá. V licenci public domain jsou dostupné také dech beroucí fotografie NASA.

Licence Creative Commons

Množství obrázků nabízených v public domain je bohužel omezené a rozhodně nepokrývá všechny tematické oblasti. Větší výběr – zejména ilustrativních obrázků – naleznete v licenci Creative Commons, kdy autor umožňuje s dílem nakládat za dodržení určitých podmínek.

V rámci této licence je obvykle nutné uvádět autora. Některá díla mohou být určena pouze pro nekomerční využití. Autoři děl šířených v rámci Creative Commons také často vyžadují, aby odvozená díla byla dostupná pod stejnou nebo podobnou licencí, jako dílo původní. Velká část fotografií na Wiki Commons i na Flickru je vedená právě pod licencí CC. Procházet mezi jednotlivými zdroji je poměrně zdlouhavé, proto můžete využít souhrnný vyhledávač obrázků Creative Commons.

stock.xchng.hu

Kolem 400.000 ilustračních fotografií ve slušné kvalitě nabízí po registraci maďarský web stock.xchng.hu. Fotky jsou poskytovány pod vlastními licenčními podmínkami serveru, které však vyhovují pro účely vytváření prezentací.

Metavyhledávače

Jak je vidět, existuje celá řada míst, kde můžete hledat fotky zdarma. Pohodlnou variantu vám proto nabídnou metavyhledávače – jedním z nich je server everystockphoto.com, který nabízí velmi přívětivé uživatelské rozhraní i možnosti pokročilého vyhledávání, ve kterém si můžete nastavit pod jakými licencemi a z jakých zdrojů chcete vyhledávat.

Pokud se i napříště rozhodnete využít pro hledání obrázků do své prezentace Google, mrkněte alespoň na pokročilé možnosti vyhledávání, protože i tady lze hledat obrázky s ohledem na poskytnuté licence.

Prezentátoři často používají slidy jako své poznámky. Možná by se tomuto chybnému postupu i rádi vyhnuli, ale odmítají si pamatovat obsah své prezentace do všech podrobností, nechtějí mít v ruce štos papírů s poznámkami nebo – buďme upřímní – jsou prostě jenom líní si tisknout a vystřihovat kartičky s poznámkami (cuecards), které by jejich problémy vyřešily. Pro tyto prezentátory mám dobrou zprávu, řešení existuje.

Přestože se záležitostem prezentačního softwaru v tomto blogu systematicky nevěnuji, rád udělám výjimku. Funkce „Použít zobrazení předvádějícího“ totiž není (i přes značný užitek, který přináší) mnohým prezentátorům příliš známá.

Jak zobrazení předvádějícího funguje?

Zapnutím funkce „Použít zobrazení přednášejícího“ oddělíte to, co vidí vaši posluchači od toho, co vidíte vy. Na obrazovce notebooku (monitoru) se vám kromě zmenšené verze aktuálního slidu zobrazí také komentáře, které jste si při tvorbě prezentace vepsali do pole poznámek. Už žádné slidy popsané texty! Podrobnostmi, o kterých chcete mluvit, nezahlcujte slidy, ale jednoduše je vepište do poznámek. Vy je budete mít neustále na očích, ale vaši posluchači se nebudou muset pročítat souvislými texty.

Navíc spuštěním této funkce budete mít lepší přehled o celé prezentaci. Není nic horšího, než prezentátor, který se nevyzná ve vlastních slidech. Zmatečně mezi nimi přepíná, protože netuší, kam danou informaci vepsal. I tento problém rozhraní pro předvádějícího řeší – na spodní orientační liště totiž zobrazuje náhledy několika následujících slidů. Najdete tam také hodiny a čas uplynulý od začátku prezentace.

Jak rozhraní spustit?

Spuštění tohoto rozhraní není nikterak složité. Je nutné mít připojený externí monitor (obvykle projektor). V nabídce Prezentace je potřeba zatrhnout položku „Použít zobrazení předvádějícího“ a v rozbalovacím okně o řádek výš nastavit, aby se prezentace zobrazovala na tomto externím zařízení. Na PowerPoint překvapivě jednoduché a funkční, co říkáte?



V předchozím článku jsem se zabýval otázkou, jak má správný tištěný materiál (tedy handout) vypadat. Snažil jsem se vás přesvědčit, že vytištěním svých slidů užitečný materiál nevytvoříte. Toto téma dnes nechám stranou a zaměřím se na otázku, kdy hotový materiál posluchačům rozdat.

Handouty rozdávejte až po!

Přestože praxe je obvykle odlišná, důrazně doporučuji nerozdávat publiku materiály předem. Nabídněte svým posluchačům dohodu: Vy mi nyní budete naslouchat, pokud vás něco zaujme, poznamenejte si to, ale veškeré podstatné informace, čísla, tabulky a grafy ode mne dostanete po skončení prezentace. Posluchači zvyklí podtrhávat si v materiálech barevnými fixy a občas načmárat do rohu papíru domeček jedním tahem (a chlubit se tím sousedovi) budou možná trochu nesví, jejich veškerá pozornost se ale zaměří na vás a vaši prezentaci. Nechcete přece hrát ve své vlastní prezentaci roli statisty, který odříkává to, co si publikum už dávno přečetlo!

Vytvořte pro posluchače pracovní listy

Existují pochopitelně i dobré důvody, proč rozdávat některé materiály předem. Příkladem mohou být prezentace s náročným výkladem či složitými příklady. Toto se týká zejména odborných přednášek a školení. Pak je plně na místě vytvořit pracovní listy, které budou obsahovat pouze zadání příkladů, případně související obrázky, tabulky a grafy. Posluchači budou ušetřeni opisování (nebo ještě hůře překreslování) a budou se moct plně soustředit na myšlenkový postup, který je pro pochopení složitějších problémů či úloh klíčový.

Provokativní názor: Nerozdávat materiály vůbec?

Posluchači, kteří vědí, že jim nakonec naservírujete veškeré informace, mohou v určitých situacích podlehnout dojmu, že není třeba prezentaci příliš pozorně sledovat nebo se jí vůbec účastnit. Tehdy je možné vyzkoušet poněkud drastický přístup – neposkytovat materiály vůbec. V tom případě však na úvod výslovně upozorněte posluchače, že jim neposkytnete žádný studijní materiál. Zároveň je požádejte, aby si poznamenali to, co jim bude připadat užitečné.

Sám jsem tento postup na svých posledních přednáškách využil a má zkušenost je dobrá. Studenti si brzy uvědomili, že musí poslouchat a přemýšlet nad tím co říkám, chtějí-li si něco odnést. Pokud vám jde o to, aby si posluchači spíš než veškeré podrobnosti zapamatovali souvislosti, pak lze tento postup doporučit. Vlastnoručně psané poznámky navíc vytvářejí osobitější a lépe pochopitelný studijní materiál, než uniformní tištěné dokumenty. Chystáte-li se však prezentovat rozsáhlé přehledy, dlouhé seznamy či složitá schémata, pak se tomuto postupu raději vyhněte.

Resumé

Všechny uvedené přístupy mají svá pro a proti. Každá prezentace, stejně jako každé publikum jsou specifické. Ať už situaci vyhodnotíte jakkoli, rozhodně se vyvarujte rozdávání vytištěných slidů v předstihu.

Handout jako obrana proti zapomínání

Hermann Ebbinghaus před víc než 100 lety zkonstruoval křivku zapomínání. Vyplývá z ní, že posluchač zapomene víc než polovinu informací během první hodiny po skončení prezentace. Vy – jako prezentátoři – máte ovšem úplně jiný zájem. Chcete, aby si toho vaši posluchači zapamatovali co možná nejvíc a trvale. Protože opakováním se informace v mysli příjemce upevňují, je vhodné připravit pro zájemce materiál, do kterého budou moct s odstupem času nahlédnout a poznatky si osvěžit.

Zapomeňte na vytištěné slidy!

Většina dnešních prezentátorů si zřejmě představuje, že ideálním handoutem jsou slidy vytištěné po šesti na listy A4. To je velmi naivní myšlenka. Vytiskněte si šest slidů na list a podívejte se, jak nepřehledný dokument vznikl. Garr Reynolds takové dokumenty nazývá »slajdumenty« a zaujímá k nim rázné stanovisko: „Tyto rádoby dokumenty nikdo nečte, protože spousta textu v malých rámečcích spolu s grafy a obrázky se prostě čte špatně.“ [Reynolds, 2009, s. 69] Ke slajdumentu se dobrovolně vrátí pouze minimum vašich posluchačů.

Pokud bude váš handout obsahovat pouze slidy naskládané jeden vedle druhého, číhá na vás ještě jedno nebezpečí. Ve snaze navrhnout slidy tak, aby byly zároveň použitelné jako handout, obyčejně vytvoříte snímky pokryté souvislým textem či velkým množstvím odrážek. Budete se totiž snažit, aby slidy byly pochopitelné samy o sobě, což je zásadní chyba. Slidy nesmí být pochopitelné samy o sobě! Proč by pak bylo zapotřebí prezentátora? Teprve prezentátor má vdechnout smysl slidům. Jinak řečeno – prezentátor nemá být volitelným doplňkem slidů, ale slidy mají naopak doplňovat a ilustrovat slova prezentátora.

Budete-li se snažit ušetřit si práci na handoutu tímto způsobem, vytvoříte ošklivý, špatně použitelný handout a ještě si pokazíte slidy.

Jak tedy udělat handout správně?

Hodláte-li svým posluchačům poskytnout opravdu užitečný a použitelný materiál, pak nelitujte času, který věnujete vytvoření skutečného handoutu. Připravte samostatný dokument. Představte si, že jste byli požádáni zpracovat odborný článek k tématu vaší prezentace. Napište souvislý text, doplňte ho žádoucími tabulkami, grafy, definicemi a podrobnostmi, které se na slidy nevešly. Ve slidech ani ve vlastní prezentaci pak nemusíte zacházet do detailů – posluchače jednoduše odkážete pro definice a podrobnosti do handoutu.

Autor prvního slidu usiloval o to, aby slide fungoval sám o sobě – obsahuje nepřehledný graf se všemi čísly a pro jistotu i komentář. Naproti tomu upravený slide obsahuje jen podstatné informace, podrobnosti jsou obsaženy v handoutu a komentář byl přenechán prezentátorovi.

Budete možná sami překvapeni pozitivní reakcí svého publika na materiál, který je kompaktní, dobře se čte a obsahuje i informace, které se na slidy nevešly. Zároveň vaši posluchači ocení, že jste své slidy nezahltili textem a podrobnostmi, které pro prezentaci samotnou nejsou životně důležité.

Kniha Prezentace a zen od amerického prezentačního konzultanta Garra Reynoldse, žijícího dlouhá léta v Japonsku, patří bezesporu mezi nejlepší publikace, které v češtině vyšly o tématu prezentací a prezentování. Nenajdete v ní žádné zaručené recepty, jednoduché návody nebo rady pro práci se softwarem, ale spíš alternativní pohled. Jejím stěžejním tématem je vytváření čisté vizuální podoby prezentací.

Odpoutat se od zažitých představ

Garr Reynolds nutí své čtenáře, aby se odpoutali od zažitých představ o tom, jak má vypadat powerpointová prezentace. Čtenáře přitom varuje, že to nebude nikterak lehké. Máte-li zpracovat prezentaci, patrně se od vás očekává vytvoření slidů naplněných informacemi – čísly, odrážkami a grafy. Nejlépe takových slidů, které budete moct posluchačům vytisknout a poskytnout jako studijní materiál. Reynolds tvrdí (a já v tom s ním vřele souhlasím), že se takový přístup k prezentacím přežil. Zkuste si ale k šéfovi vyrazit se sérií slidů složenou z obrázků a hesel, když očekává prezentaci plnou „informací“.

Chce to odvahu

Pokud máte odvahu se do takového dobrodružství pustit, odhalit úplně novou tvář prezentování a možná v sobě objevit i netušený kreativní potenciál, pak se do knihy Prezentace a zen rozhodně začtěte. Ve třech hlavních oddílech Příprava, Design a Podání vás Reynolds provede cestou k efektivnějším prezentacím. Minimálně v kapitole o designu prezentací, která je doplněná o ukázky slidů od vyhlášených prezentátorů světové A-třídy, najdete inspirativní příklady hodné následování. V duchu zenové estetiky a s ohledem na současný „nezenový“ prezentační standard se Reynolds staví především za myšlenky jednoduchosti a elegance. Učí čtenáře pracovat s volným místem i se správným rozložením elementů na slidu. Velký důraz klade na to, jak využít pro vizualizaci myšlenek kvalitní obrázky.

Kniha nejen o designu

Stopy východních přístupů a užitečné postřehy je možné najít také v kapitolách věnovaných přípravě a podání prezentací. Reynolds mimo jiné čtenáře nabádá, aby při přípravě prezentace sáhli raději po obyčejné tužce a bloku, než po počítači. Prezentátorům, kteří se zdráhají věnovat přípravě prezentace dostatek času (vždyť je to jen prezentace), zase vzkazuje, že sobecky marní časem svých posluchačů. Prezentátor sice ušetří hodiny vlastního času, ale zároveň promarní desítky nebo stovky hodin svých posluchačů.

Závěr

Po přečtení knihy Prezentace a zen se nestanete prezentačním géniem, ale možná odhalíte, kde se při přípravě a podávání prezentace lze zlepšit. Pokud máte zájem na svých prezentačních dovednostech pracovat, tři stovky, za které si knihu pořídíte, budou velmi moudře investované peníze.